Solicitud de Propuesta: Agencia de planificación de eventos en Buenos Aires, Argentina

Luminate es una fundación global que trabaja para garantizar que todas las personas - particularmente quienes han estado subrepresentadas - tengan la información, los derechos y el poder de influenciar las decisiones que impactan a la sociedad. El trabajo de Luminate se centra en asegurar que todas las personas puedan participar plenamente en ámbitos cívicos y políticos, que puedan hacer rendir cuentas a aquellos en el poder de manera segura y efectiva, y que puedan acceder a información verídica y de alta calidad. Luminate trabaja globalmente con un enfoque regional en África, Asia y América Latina. Fue establecida por los filántropos Pierre y Pam Omidyar y ha trabajado durante más de una década en temas relacionados con la gobernanza y la participación ciudadana.

El equipo de América Latina de Luminate está buscando una agencia de planificación de eventos con experiencia para coordinar todos los procesos logísticos de un evento presencial de 120-150 personas sobre tecnología y democracia en Buenos Aires, Argentina, programado para el 24 de septiembre de 2024.

La agencia seleccionada se encargará de identificar, procesar y pagar a todos los proveedores, incluyendo, pero no limitado al local del evento, catering, servicios de traducción, infraestructura de audio. También se encargará de coordinar, reservar y pagar todos los gastos de viaje relacionados a las personas participantes nacionales e internacionales.

La agencia seleccionada será responsable por las siguientes tareas:

• Apoyar a Luminate en los procesos logísticos del evento, incluyendo pero no limitado  a mapear opciones de proveedores para el lugar, mobiliario, decoración, catering, infraestructura de audio y video, servicios de traducción, transporte, alojamiento, producción de kits de regalos, seguridad, limpieza y otros servicios necesarios.
• Una vez que estén aprobados los proveedores por Luminate, se encargará de procesar todos los contratos y pagos.
• Coordinar el alojamiento para personas participantes extranjeras, incluyendo la reserva de vuelos, reservas de hotel, seguros de viaje y viáticos. Número de personas participantes extranjeras esperadas: 10.
• Supervisar el montaje in situ del evento, la configuración, ejecución y desmontaje.
• Coordinar in situ el día del evento, incluyendo la gestión del personal, los proveedores y la resolución de cualquier problema que surja.
• Proporcionar actualizaciones financieras regulares a Luminate y asegurar que todos los gastos se registren con precisión.

• La agencia debe estar disponible el 24 de septiembre de 2024 y durante el período previo al evento para la planificación y coordinación.
• Experiencia demostrada en la planificación y gestión de eventos de similar alcance y tamaño.
• Experiencia demostrada en la planificación de eventos en Buenos Aires, Argentina, con fundaciones, empresas y/o organizaciones de la sociedad civil.
• Capacidad para preparar planes de contingencia para abordar cambios de última hora, como condiciones climáticas, fallas técnicas o cancelaciones de proveedores.
• La agencia opera siguiendo valores de diversidad, equidad, inclusión y justicia.
• Como Luminate es una fundación con sede en los EE. UU., la agencia debe poder recibir transferencias internacionales en USD.

•  La agencia no será responsable de la conceptualización de contenido, creación de la agenda, mapeo de panelistas o creación del programa del evento.
• La agencia no se encargará de realizar ninguna estrategia de comunicación o marketing para el evento.

Invitamos a las agencias de planificación de eventos a proporcionar un desglose detallado de los costos en USD, basado en lo que consideren necesario para lograr los objetivos del evento.

• Fecha límite para la presentación de propuestas (ya sea en inglés o español): 5 de julio de 2024
• Selección de proveedores: 9 de julio de 2024
• Fecha del evento: 24 de septiembre de 2024

Luminate cree firmemente que abrazar la diversidad y fomentar la inclusión mejora nuestra efectividad, y se compromete a incluir a personas consultoras y organizaciones de una amplia y diversa gama de postulantes. 

Nuestro proceso de evaluación considerará imparcialmente a todas las personas candidatas, independientemente de factores como raza, origen nacional, edad, género, religión, discapacidad, orientación sexual, estado civil, identidad o expresión de género, u otras características protegidas por la ley.

Lamentamos no poder proporcionar comentarios sobre las propuestas durante la fase de licitación, sin embargo, quedamos a disposición para eventuales dudas o aclaraciones, las cuales podrán ser dirigidas  al correo electrónico a continuación.

Por favor, enviar propuestas a [email protected] hasta,  a más tardar,  el 5 de julio de 2024.